Le Président invite, par écrit, les membres du Conseil Rhénan en indiquant dans le courrier d’invitation le lieu, la date et l’heure de la réunion. L’invitation est envoyée au moins deux semaines avant la date de la réunion.
Le Président anime la réunion, veille au respect de la convention, du présent règlement intérieur et de l’ordre public en séance.
Les réunions du Conseil Rhénan sont publiques. Elles peuvent se tenir à huis clos si une majorité de deux tiers des membres présents le souhaite.
La parole peut être donnée, sur demande, aux représentants des instances citées à l’article 5, paragraphe 1 de la convention.
Les langues utilisées pour les travaux du Conseil Rhénan sont le français et l’allemand. Tous les documents proposés à une prise de résolution par le Conseil Rhénan doivent être produits en français et en allemand.
Les réunions du Conseil Rhénan bénéficieront d’une interprétation simultanée.
Le Bureau prépare les ordres du jour des réunions du Conseil Rhénan. Pour certains points en discussion, il peut déterminer un temps de parole ou de débat.
L’ordre du jour préparé par le Bureau, le déroulement de séance et les documents de séance doivent être transmis, dans les deux langues, aux membres du Conseil Rhénan, au plus tard deux semaines avant la tenue de la réunion.
En début de réunion, le Conseil Rhénan adopte formellement ou tacitement l’ordre du jour élaboré par le Bureau. Sur proposition du Président ou sur demande d’au moins huit membres, l’ordre du jour peut être, en début de réunion, étendu à d’autres sujets par vote majoritaire. D’autres modifications, notamment la suppression de certains points, peuvent être adoptées à la majorité en cours de réunion.
En principe, le Conseil Rhénan adopte les résolutions conformément à l’article 9, paragraphe 1 de la convention sur la base de projets de résolution proposés par le Bureau, d’une commission ou d’une communauté de travail locale. Le Conseil Rhénan peut déléguer certaines affaires au Bureau ou à une commission aux fins de mise en œuvre.
Chaque membre peut proposer une demande de modification d’un document de séance. Cette disposition vaut également pour les demandes de modification du règlement intérieur. Les demandes particulières ayant pour objet une prise d’initiative ou une prise de position thématique du Conseil Rhénan devront être signées par 5 membres.
En tant que de besoin, le Président informe les instances nommées à l’article 5, paragraphe 1 de la convention des résolutions prises et recommandations formulées par le Conseil Rhénan. Cette disposition n’a pas d’incidence sur l’article 5, paragraphe 3, ni sur l’article 9, paragraphe 2 de la convention.
Chaque réunion du Conseil Rhénan fait l’objet d’un compte-rendu qui sera signé par le Président. Le compte-rendu précisera, au minimum, le lieu et la date de la réunion, le nom des membres présents et des autres participants ainsi que les résolutions adoptées. Les prises de position du Conseil Rhénan devront être produites en annexe. Chaque membre du Conseil Rhénan sera destinataire d’une copie du compte-rendu.
Les débats du Conseil Rhénan sont enregistrés sur bandes magnétiques. Celles-ci sont conservées au moins quatre ans.
Le Président est élu pour une durée d’un an (article 7 de la convention). Son mandat débute le jour de son élection.
Pour le représenter, trois vice-présidents sont élus selon un ordre déterminé par le Conseil Rhénan. La durée du mandat de vice-président est identique à celle du mandat de Président.
Si le Président ou un vice-président devait quitter son mandat avant le terme de celui-ci ; il serait remplacé pour la durée du mandat par un membre de sa délégation.
Au terme du mandat du Président, le 1er vice-président ou un membre de la délégation ayant assuré la 1ère vice-présidence est élu aux fonctions de Président. Ce mode de renouvellement est également appliqué aux vice-présidences.
Conformément à la convention et au présent règlement intérieur, le Président exécute les résolutions et recommandations du Conseil Rhénan ou les transmet aux instances compétentes. Il dirige les réunions ainsi que les autres travaux du Conseil Rhénan.
Si le Président était empêché, les vice-présidents le remplaceraient, dans l’ordre de leur désignation par le Conseil Rhénan.
Le Bureau est composé du Président, des trois vice-présidents et de trois autres membres, un français, un allemand et un suisse. Les Présidents des commissions font également partie du Bureau.
En outre, un représentant de chacune des trois communautés de travail peut être membre du Bureau avec voix consultative (article 12 de la convention).
Le Président invite le Bureau par écrit au plus tard une semaine avant la réunion en précisant dans l’invitation le lieu, la date et l’ordre du jour de la réunion. Le Bureau doit être réuni lorsque trois de ses membres le demandent.
Le Bureau prépare les ordres du jour des réunions du Conseil Rhénan (article 5). Il établit le calendrier des réunions et apporte son soutien au Président dans la conduite des travaux.
Entre les réunions du Conseil Rhénan, le Bureau nomme les remplaçants des membres démissionnaires des commissions sur proposition de la délégation concernée.
Pour préparer ses débats et ses résolutions, le Conseil Rhénan met en place les commissions suivantes :
Sur projet de résolution du Bureau, le Conseil Rhénan peut créer d’autres commissions.
Pour la préparation de décisions techniques importantes, le Conseil Rhénan peut mettre en place des commissions ad-hoc.
La commission « Règlement intérieur » comprend 13 membres titulaires et le même nombre de suppléants. Les délégations sont représentées de la manière suivante :
Sous réserve de décision contraire du Conseil Rhénan, toutes les autres commissions comprennent 15 membres titulaires et autant de suppléants. Les délégations sont représentées de la manière suivante :
Pour chaque commission, le Conseil Rhénan élit un Président et un Président suppléant. Président et Président suppléant doivent appartenir à des délégations différentes. Chaque délégation peut disposer d’au moins un Président de commission et un Président suppléant.
Les Présidents et Présidents suppléants sont élus pour une durée de 12 mois. Leurs mandats débutent et expirent à la même date. La réélection est possible.
Le Président invite les membres de la commission en indiquant le lieu et la date de la réunion. Le projet d’ordre du jour est joint à l’invitation ; il devra être transmis aux membres de la commission au moins une semaine avant la tenue de la réunion dans les deux langues. Une réunion de commission doit être organisée si au moins deux des membres le demandent.
Les membres suppléants des commissions sont destinataires, pour information, des invitations aux réunions. Ils peuvent participer à chaque réunion avec voix consultative. Un membre suppléant ne dispose d’une voix que s’il remplace un membre titulaire absent de sa délégation.
Le Président dirige la réunion. En cas d’empêchement, c’est le Président suppléant qui dirige la réunion.
En règle générale, les réunions des commissions sont non publiques. Les commissions peuvent tenir des réunions publiques si les commissions le décident à la majorité des deux tiers de leurs membres.
Les représentants des instances citées à l’article 5 de la convention peuvent être invités comme observateurs aux réunions des commissions. La décision est prise par le Président de la commission ; la commission se réserve l’approbation.
Les commissions peuvent décider d’auditionner des experts, des représentants d’intérêts ou toute autre personne afin de parfaire leur connaissance du dossier à examiner.
Pour chaque dossier à examiner, la commission nomme au moins deux rapporteurs, appartenant à des délégations différentes et, si possible, parlant l’un français, l’autre allemand.
En règle générale, le rapport est à soumettre par écrit au Conseil Rhénan. Si plusieurs commissions ont à examiner le même dossier, les rapports des commissions consultées sont à annexer au rapport de la commission principalement concernée.
Pour certains dossiers, les commissions peuvent créer des sous-commissions qui préparent le débat des commissions. Chaque délégation doit être représentée dans une sous-commission.
Les communautés de travail locales (article 12 de la convention) peuvent déléguer des représentants aux réunions du Conseil Rhénan ou de ses commissions où la parole leur sera donnée sur demande.
Les ordres du jour des réunions du Conseil Rhénan et de ses commissions ainsi que les documents nécessaires à la prise de résolution sont à transmettre aux communautés de travail locales au moins deux semaines avant ladite réunion.
Les rapports et les projets de résolution émanant des communautés de travail locales (article 12, paragraphe 3 de la convention) sont à transmettre au Président du Conseil Rhénan, dans les deux langues, au moins trois semaines avant la réunion.
Les tâches incombant au secrétariat du Conseil Rhénan et de son Bureau sont assurées par l’administration de la collectivité à laquelle appartient le Président du Conseil Rhénan. Entre autres tâches, il s’agit de la tenue d’un inventaire des travaux, de la conservation des actes, comptes-rendus et bandes magnétiques.
Les tâches incombant au secrétariat d’une commission sont assurées par l’administration de la collectivité à laquelle appartient le Président de commission. Après clôture d’un dossier par prise de résolution par le Conseil Rhénan, les documents relatifs à ce dossier sont transmis, pour conservation, au secrétariat du Président du Conseil Rhénan en exercice.
Le Conseil Rhénan se réserve la possibilité de se doter d’un secrétariat permanent.
Une modification du présent règlement intérieur ne peut être décidée par le Conseil Rhénan que sur proposition de la commission « Règlement intérieur », à la majorité des deux tiers, mais par la moitié au moins des membres du Conseil Rhénan.
Ce règlement intérieur entre en vigueur le jour de son adoption. Il doit être diffusé dans les deux langues.
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